Di tengah kesibukan kita dalam mengatasi laporan-laporan yang menumpuk, kita kadang-kadang perlu menyadari bahwa setiap laporan memiliki keunikan masing-masing. Materi yang ada dalam laporan dapat sangat beragam, seperti grafik, tabel, angka-angka, dan bahkan berbagai interpretasi yang dilakukan oleh penulis. Namun, tak jarang kita temui juga laporan yang bersifat berikut ini, kecuali…
1. Tidak Relevan: Sebagai pembuat laporan, kita harus mampu menyusun informasi yang tepat dan relevan dengan tujuan laporan. Namun, terkadang ada juga laporan yang menyelipkan materi-materi yang tidak relevan dengan fokus laporan itu sendiri. Misalnya, laporan tentang penjualan smartphone yang malah memuat informasi tentang penggunaan air conditioner di kantor. Well, apa hubungannya?
2. Tidak Dukung dengan Data Kuat: Laporan yang baik seharusnya didukung dengan data yang akurat dan kuat. Sayangnya, ada laporan yang justru menyajikan materi tanpa sumber data yang jelas. Sebuah laporan tentang tren penjualan online, misalnya, tentu tidak akan valid tanpa data-data yang mendukung. Oleh karena itu, kemampuan membaca dan menganalisis data menjadi penting bagi seorang pembuat laporan.
3. Terlalu Subyektif: Laporan seharusnya disusun secara objektif, dengan membuang jauh-jauh sikap subyektivitas yang dapat mengaburkan kebenaran. Namun, tidak jarang kita temui laporan yang justru memuat unsur-unsur subyektif yang tak relevan. Pendapat pribadi, prasangka, atau preferensi pribadi pembuat laporan seharusnya tidak mencuat ke permukaan dalam suatu laporan yang seharusnya mengandalkan fakta.
4. Tidak Jelas dan Padat: Sebuah laporan yang baik seharusnya mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan padat. Namun, terkadang kita temui laporan yang justru berbelit-belit dan berbunga-bunga tanpa menghasilkan kesimpulan yang jelas. Pembaca yang kebingungan dapat meninggalkan laporan tersebut dan mencari sumber informasi yang lebih mudah dimengerti.
Jadi, jika ingin membuat laporan yang menarik dan relevan, ingatlah untuk menghindari laporan yang bersifat tidak relevan, tidak didukung oleh data kuat, terlalu subyektif, dan tidak jelas serta padat. Sebuah laporan yang berkualitas akan memberikan dampak yang positif bagi pembaca maupun pihak yang terkait dalam pengambilan keputusan.
Apa Itu Laporan?
Laporan adalah sebuah dokumen tertulis yang berisikan informasi atau penjelasan secara rinci mengenai suatu kejadian, peristiwa, atau kegiatan yang telah terjadi atau sedang berlangsung. Laporan biasanya digunakan untuk menyampaikan hasil observasi, penelitian, atau evaluasi terhadap suatu hal yang spesifik.
Laporan memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan jenis tulisan lainnya, seperti artikel atau esai. Berikut adalah beberapa ciri utama dari laporan:
-
Objektivitas
Laporan harus disusun secara objektif dan tidak bias. Penulis harus menyajikan fakta, data, dan informasi secara jujur tanpa memengaruhi opini atau pandangan subjektifnya sendiri.
-
Struktur yang Konsisten
Laporan umumnya memiliki struktur yang terdiri dari bagian-bagian penting seperti pendahuluan, metodologi, hasil, dan kesimpulan. Setiap bagian memiliki tugas dan tujuan tersendiri yang harus dipenuhi.
-
Kejelasan dan Keterbacaan
Sebuah laporan harus ditulis dengan bahasa yang jelas, mudah dimengerti, serta bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Pembaca harus dapat dengan mudah memahami informasi yang disajikan dalam laporan.
-
Penyajian Data dan Fakta
Laporan biasanya menyajikan data, fakta, dan informasi yang relevan sebagai dasar penarikan kesimpulan atau analisis. Data tersebut dapat berupa angka, tabel, grafik, atau kutipan dari sumber terpercaya.
Cara Membuat Laporan
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat laporan yang efektif dan berkualitas:
1. Tentukan Tujuan Laporan
Tentukan tujuan laporan yang ingin Anda sampaikan. Apakah laporan tersebut akan digunakan untuk menginformasikan, mengajukan rekomendasi, atau melaporkan hasil evaluasi.
2. Kumpulkan Data dan Informasi
Kumpulkan data dan informasi yang diperlukan untuk mendukung tujuan laporan. Carilah sumber informasi yang terpercaya dan pastikan data yang Anda gunakan akurat dan relevan.
3. Susun Struktur Laporan
Tentukan struktur laporan sesuai dengan jenis dan kebutuhan laporan Anda. Umumnya, laporan terdiri dari bagian pendahuluan, latar belakang, metodologi, hasil, analisis, dan kesimpulan.
4. Tulis dengan Bahasa yang Jelas dan Objektif
Tulis laporan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan bebas dari kesalahan tata bahasa serta ejaan. Gunakan kalimat yang singkat dan jelas, hindari penggunaan frasa yang ambigu atau terlalu teknis.
5. Sajikan Data dan Informasi dengan Grafik atau Tabel
Untuk memudahkan pemahaman pembaca, gunakan grafik atau tabel untuk menyajikan data dan informasi yang relevan. Pastikan grafik atau tabel yang digunakan mudah dibaca dan dapat memperjelas informasi yang ingin disampaikan.
6. Berikan Kesimpulan dan Rekomendasi
Simpulkan laporan dengan menghadirkan kesimpulan yang didukung oleh data dan informasi yang telah disajikan. Jika diperlukan, berikan pula rekomendasi berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan.
7. Periksa dan Edit Laporan
Sebelum finalisasi, periksa kembali laporan untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau keterangan yang tidak akurat. Edit laporan jika diperlukan untuk meningkatkan kualitasnya.
FAQ (Pertanyaan Umum)
1. Apakah laporan hanya digunakan dalam lingkup bisnis?
Tidak, laporan tidak hanya digunakan dalam lingkup bisnis. Laporan dapat dibuat dan digunakan dalam berbagai bidang, seperti pendidikan, penelitian, pemerintahan, atau bahkan dalam kehidupan sehari-hari. Laporan membantu menyampaikan informasi secara terstruktur dan faktual.
2. Apakah pelaporan hanya dilakukan secara tertulis?
Tidak, meskipun pelaporan umumnya dilakukan secara tertulis, pelaporan juga dapat dilakukan secara lisan. Misalnya, dalam sebuah presentasi atau pertemuan, seseorang dapat menyampaikan laporan secara lisan dengan menggunakan bantuan slide presentasi atau grafik.
3. Apa perbedaan antara laporan dan esai?
Laporan dan esai memiliki perbedaan utama dalam tujuan dan strukturnya. Laporan biasanya ditulis dengan tujuan memberikan informasi atau hasil penelitian secara terstruktur dengan menggunakan fakta dan data. Sementara esai biasanya memiliki struktur yang lebih bebas dan dapat mengandung pendapat atau pandangan subjektif penulis.
Kesimpulan
Dalam dunia profesional, kemampuan dalam membuat laporan yang baik sangatlah penting. Laporan yang dibuat dengan baik akan membantu menyampaikan informasi secara jelas, akurat, dan efektif kepada para pembaca. Dengan mengikuti langkah-langkah dan prinsip-prinsip yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat membuat laporan yang berkualitas dan berdampak positif bagi kemajuan organisasi atau proyek Anda.
Jangan ragu untuk mengasah kemampuan Anda dalam membuat laporan, karena keterampilan ini akan memberikan nilai tambah dalam berbagai bidang profesional. Mulailah dengan mempraktekkan tips dan trik yang telah dijelaskan dalam artikel ini, dan selalu berusaha untuk meningkatkan standar dan kualitas laporan yang Anda hasilkan. Selamat mencoba!
