Daftar Isi
Membuat surat bisnis yang baik dan terlihat profesional memang bisa menjadi tugas yang menantang. Namun, jangan khawatir! Kami disini punya beberapa contoh surat bisnis yang bisa membantumu menciptakan kesan yang positif kepada penerima. Jadi, simak baik-baik ya!
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat jenis ini biasanya digunakan untuk meminta penawaran harga produk atau jasa dari pihak ketiga. Yang perlu kamu perhatikan adalah, pastikan surat tersebut terlihat formal tapi tetap ramah. Sebutkan dengan jelas produk atau jasa yang dibutuhkan beserta spesifikasinya. Jangan lupa juga menyebutkan batas waktu respons yang diinginkan.
Contohnya dapat dilihat di bawah ini:
===============
[Alamat Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saya ingin meminta penawaran harga untuk [nama produk/jasa] yang perlu kami dapatkan untuk kepentingan perusahaan kami. Jika memungkinkan, saya juga ingin mendapatkan daftar harga lengkap beserta spesifikasi produk/jasa yang tersedia.
Kami harap Anda dapat memberikan penawaran terbaik dengan mempertimbangkan kualitas, harga, dan kondisi kerjasama yang kami persyaratkan. Mohon informasikan juga batas waktu respons penawaran ini.
Kami sangat menghargai perhatian dan kerjasama yang diberikan. Terima kasih dan kami tunggu penawaran terbaik dari pihak Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan Pengirim]
[Telepon Pengirim]
===============
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak lain mengenai suatu hal penting yang berkaitan dengan bisnis Anda. Pastikan isi surat tersebut jelas, ringkas, serta disusun dengan rapi. Sertakan tanggal dan waktu kejadian yang perlu diperhatikan.
Berikut adalah contohnya:
===============
[Alamat Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan]
Hal: Pemberitahuan Mengenai [Isi Pemberitahuan]
Kepada Yth,
Salam sejahtera,
Dengan ini kami ingin memberitahukan kepada Bapak/Ibu mengenai [isi pemberitahuan]. Kami ingin menginformasikan bahwa [jelaskan secara ringkas dan jelas apa yang ingin disampaikan].
Kami berharap informasi ini dapat Bapak/Ibu perhatikan dan segera direspons. Bagi penerima yang memiliki kewajiban atau tanggung jawab terkait pemberitahuan ini, mohon untuk segera menindaklanjutinya sesuai dengan instruksi yang diberikan.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila Bapak/Ibu memiliki pertanyaan atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui kontak yang tercantum di bawah ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang Bapak/Ibu berikan.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan Pengirim]
[Telepon Pengirim]
===============
Jadi, itulah sedikit contoh surat bisnis yang bisa membantu dalam menciptakan kesan profesional dan meningkatkan kemampuanmu dalam berkomunikasi secara tertulis. Selamat menulis dan semoga sukses!
Apa Itu Business Letter?
Business letter atau surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam konteks bisnis atau pekerjaan. Surat ini biasanya digunakan untuk berkomunikasi antara perusahaan atau organisasi dengan pihak eksternal seperti pelanggan, mitra bisnis, calon klien, atau pihak lain yang terkait.
Business letter memiliki berbagai tujuan, seperti mengajukan permohonan, memberikan informasi, mengundang kerja sama, memberikan penawaran, mengajukan keluhan, atau menyampaikan pesan resmi. Tujuan surat bisnis biasanya ditunjukkan dalam isi dan format surat itu sendiri.
Surat bisnis juga memiliki struktur dan format yang khas, yang memastikan surat tersebut mudah dibaca, dipahami, dan berkesan. Struktur umum sebuah surat bisnis meliputi:
- Heading: berisi alamat pengirim, tanggal pengiriman, alamat tujuan, dan subjek surat.
- Greeting: merupakan salam pembuka dalam surat, seperti “Dear [Nama Tujuan]” atau “To whom it may concern”.
- Body: bagian utama surat yang berisi isi pesan atau informasi yang hendak disampaikan.
- Closing: berisi salam penutup seperti “Sincerely” atau “Yours faithfully”, dan tanda tangan pemilik surat.
- Enclosure: digunakan jika terdapat lampiran atau dokumen terkait yang disertakan dalam surat.
Format surat bisnis dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan jenis surat yang ditulis. Namun, terlepas dari format yang digunakan, penting untuk selalu menjaga kesopanan, keramahan, dan kejelasan dalam penulisan surat bisnis.
Cara Membuat Business Letter
1. Menentukan Tujuan dan Audience
Langkah pertama dalam membuat business letter adalah menentukan tujuan surat dan khalayak sasarannya. Apakah surat tersebut untuk mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau menawarkan kerja sama? Siapa penerima surat dan apa yang perlu Anda sertakan di dalamnya untuk mencapai tujuan Anda?
2. Menyusun Heading dan Greeting
Setelah Anda menentukan tujuan dan penerima surat, susun heading yang mencakup alamat pengirim, tanggal pengiriman, alamat penerima, dan subjek surat. Setelah itu, sertakan salam pembuka yang sesuai seperti “Dear [Nama Tujuan]” atau “To whom it may concern”.
3. Menulis Isi Surat
Pada bagian ini, sampaikan isi pesan atau informasi yang ingin Anda sampaikan dengan jelas dan ringkas. Gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan mudah dipahami. Susun paragraf yang terstruktur dengan baik untuk memudahkan pembaca dalam menangkap informasi yang disampaikan.
4. Menyusun Closing dan Tanda Tangan
Di bagian penutup surat, sertakan salam penutup seperti “Sincerely” atau “Yours faithfully”. Setelah itu, berikan tanda tangan Anda untuk memberikan keaslian surat. Jika surat tersebut mencantumkan lampiran atau dokumen terkait, pastikan untuk menyebutkannya di bagian enclosure.
Contoh Business Letter
Berikut ini merupakan contoh business letter yang mengajukan penawaran kerja sama dengan perusahaan lain:
Dear Mr. Johnson,
I am writing to introduce our company, XYZ Corporation, and explore the possibility of forming a business partnership with Johnson Enterprises. XYZ Corporation specializes in providing innovative technology solutions for the manufacturing industry, and we believe that our expertise aligns well with the needs of your company.
We have recently developed a new software solution that can greatly enhance productivity and efficiency in the manufacturing process. Our software has been successfully implemented by several leading companies in the industry, resulting in significant cost savings and improved quality control.
We would like to offer Johnson Enterprises the opportunity to benefit from our software solution. We are confident that our technology can help streamline your production process and increase your competitiveness in the market.
Please find attached a detailed proposal outlining the features and benefits of our software. We would be happy to schedule a meeting to further discuss how our solution can address your specific needs and objectives.
Thank you for considering our proposal. We look forward to the possibility of working together and contributing to the success of Johnson Enterprises.
Sincerely,
John Smith
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apakah business letter harus selalu dikirim dalam format cetak?
Tidak, business letter dapat dikirim dalam format cetak maupun elektronik. Dalam era digital saat ini, surat bisnis sering dikirim melalui email atau platform komunikasi bisnis lainnya. Namun, jika sebelumnya telah ada kesepakatan untuk menggunakan bentuk cetak, maka surat bisnis tetap bisa dikirim dalam format tersebut.
2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merespons business letter?
Waktu yang dibutuhkan untuk merespons business letter dapat bervariasi tergantung pada prioritas, kompleksitas, dan urgensi surat tersebut. Biasanya, penerima surat akan memberikan tanggapan dalam waktu yang wajar, seperti dalam beberapa hari atau minggu setelah menerima surat.
3. Bagaimana jika saya tidak menerima balasan atas business letter yang telah dikirim?
Jika Anda tidak menerima balasan atas business letter yang telah dikirim dalam waktu yang wajar, ada baiknya untuk melakukan follow-up. Anda dapat mengirimkan surat atau email singkat sebagai pengingat, menanyakan apakah surat tersebut telah diterima, dan meminta konfirmasi respons.
Kesimpulan
Business letter merupakan alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan seperti mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau menawarkan kerja sama. Untuk membuat business letter yang efektif, pastikan Anda menentukan tujuan dan audience yang jelas, menyusun heading dan greeting yang sesuai, menulis isi surat dengan bahasa yang sopan dan ringkas, serta menyertakan closing dan tanda tangan.
Jangan lupa untuk menjaga etika komunikasi dan memberikan respons tepat waktu terhadap business letter yang Anda terima. Dengan menguasai teknik penulisan dan format yang baik, Anda akan dapat menyampaikan pesan dengan efektif dan meningkatkan kemungkinan kesuksesan dalam berbisnis.
Mari kembangkan kemampuan menulis business letter Anda dan manfaatkan alat komunikasi ini untuk menjalin hubungan yang baik dengan mitra bisnis atau pihak eksternal lainnya. Selamat mencoba!
